L'organisation des services : le conseil extérieur

Avant de démarrer la série sur l'organisation des services, j'aurai peut-être dû commencer par vous parler de l'organisation en générale. C'est un sujet si vaste que j'avais presque peur de me lancer, je crois bien ! Ou alors, je constate une telle "désorganisation" des services que je ne sais pas exactement comment amorcer la thématique.

Le conseil extérieur vous apporte un oeil objectif, impartial mais aussi sans pitié sur le fonctionnement de votre structure. Généralement commandé par des élus et la direction d'un établissement public qui ont constaté des dysfonctionnements, un essoufflement ou souhaite ce précieux avis externe justement.

A quel moment parle-t-on de dysfonctionnements ?

standard qui ne répond pas au bout de 4 sonneries, réponse tardive à un courrier, agents surchargés d'activités, communication interne inexistante, conflits interpersonnels, stagnation des carrières, agents en souffrance, qualité de service public amoindrie... sont des signes parmi d'autres tellement nombreux et incalculables de problèmes latents.

Ces dysfonctionnements agacent fortement les élus qui ne comprennent pas toujours que leurs projets prennent du retard, que leurs idées n'aboutissent pas à une réflexion constructive de la direction, plus simplement que leur courrier ne soit pas saisi dans la journée...

Le public, les administrés ou la population ne le sait pas... c'est la partie caché de l'iceberg...mais on tape parfois sur les élus alors qu'ils endurent parfois un véritable calvaire à cause d'une mauvaise organisation des services. Combien d'adjoints aux travaux qui encadrent l'ensemble du service technique ? Combien de maires dépités par les erreurs de leur secrétaire générale ?

Comment démarrer ?

Le nerf de la guerre sera budgétaire, pas de surprise, prévoyez un petit pécule pour cette prestation : 15 000 à 20 000 euros parait une somme raisonnable pour un constat d'ensemble (ou de départ suivant la taille de la commune...). Vous allez devoir cibler la commande, éventuellement réaliser un cahier des charges, passer un appel d'offres ou traiter en direct (- de 20 000 euros, nouveau code des marchés publics). Sans donner trop de détails, vous allez pointer 2 ou 3 dysfonctionnements. Sitôt le choix du cabinet ou de l'établissement réalisé, une première réunion va certainement être provoquée et des pilotes désignés dans la collectivité (2 à 3 personnes pour cette dernière). Le consultant disposant d'une bonne expérience saura traduire vos attentes et commencera déjà son analyse à partir de vos dires ; ce qui vous parait insignifiant pourra être pour lui source d'informations importantes à creuser par la suite lors des auditions de services...

L'enquête :

Un certain nombre de documents vous seront demandés (vous = DRH, DGS, élus..) pour connaître la situation de votre collectivité sur un certain nombre de points (statut, mobilité, carrière...). Généralement, le référent va vous proposer un planning d'entretiens des services ou des agents (là, tout dépend encore de la taille de la collectivité et du budget consacré). Individuels ou collectifs, les entretiens permettent de s'intéresser à la ressources humaine proprement dite. Avant ou après, le référent fera le tour des sites ou des services pour connaître les lieux de travail.

Le rapport :

votre commande doit faire l'objet d'un rapport écrit partant de constats chiffrés, des activités constatées et de l'écoute attentive des agents. Ce rapport vous sera expliqué au cours d'une réunion réunissant dans un premier temps votre comité de pilotage. Ce dernier validera les constats et apportera des modifications (le consultant ne travaille pas au sein de la collectivité et ne peut pas tout savoir).

La suite :

2 solutions : l'organisation est dépassée et le temps du changement est venu - l'organisation est performante

Il y a fort à parier que la première solution est la bonne réponse ! L'environnement mouvant ; la législation évolutive,  les nouvelles technologies et la dématérialisation, le management des équipes ne sont pas toujours mis en place dans les collectivités territoriales et les élus avancent avec des organisations obsolètes. Vous décidez d'améliorer l'organisation et mettez en oeuvre avec le consultant un schéma. Avec son aide, vous conduisez le changement au sein des équipes...

Le passage en Comité Technique Paritaire est l'occasion de faire un premier bilan avant/après et de s'exprimer sur le sujet du changement en rassurant personnel et organisations syndicales : changer pour changer, non mais changer pour améliorer les conditions de travail et éviter la souffrance, oui.

Bon courage et bonne semaine !

ressourcesterritoriales@gmail.com